Основа на секој информативен систем е шифарскиот систем, т.е. базата на основни податоци од работењето на компанијата. Овде се содржат податоците за:
- Комитентите: купувачи и добавувачи.
Овие податоци можат да бидат хиерархиски поставени, во неограничен број на нивоа. Ако еден од комитентите е – организациски гледано – сложена компанија (на пример, синџир на продавници), тогаш корисникот има можност да работи со секоја поединечна организациона единица на купувачот, а сепак да има збирни податоци на највисокото ниво. Се разбира, и прегледите го следат ова правило, па тие можат да се добијат во согласност со хиерархиската поставеност на комитентот – на поединечно или групно ниво.
- Организационата поставеност на компанијата: одделенија, продавници, погони, итн.
И овие податоци се хиерархиски поставени, со неограничена длабочина. Ова е многу важна можност, затоа што сите прегледи се базираат на дефинираната хиерархија. Со ваква поставеност се добиваат податоци за секое одделение поединечно, а и за секое ниво погоре, групно или детално.
- Интерните податоци: жиро сметки, адреси, вработени, основни средства …,
- Податоци врзани со финансискиот подсистем: контен план, даночни стапки, курсни листи …,
- Податоци за продукти (стока, материјали, суровини, амбалажа и секаков друг вид): шифри, називи, асортимани, податоци за добавувачот, бар-код, позиција во магацинот, даночна стапка, забелешки, начин на пакување …
- Дефиниции на документи и прегледи, итн.