Овој субсистем ги опфаќа сите информации кои се однесуваат на прометот на стоки, производи, производство и услуги во компанијата внатре и во нејзините односи со надворешни комитенти.
Системот е направен да биде максимално конфигурабилен, па практично и нема вид на работење кое не може да го опфати. Сите документи во информативниот систем може да ги дефинира самиот корисник, без програмерска интервенција. Со самата инсталација доаѓа одреден комплет на документи кои се стандардни: фактури, приемници, калкулации, интерни документи (примопредајници, одобренија, задолженија, требувања, итн.), но битно е тоа што корисникот не е ограничен на ова – тој во секој момент може да додаде нов вид на документ, тогаш кога ќе се појави потреба за тоа.
Во основа, документите во една компанија можат да се поделат на интерни (оние кои се движат во внатрешноста на компанијата) и екстерни (оние кои одразуваат некаков однос со комитент).
Друг вид на поделба е според тоа дали се работи за материјален документ (на кој се евидентира некаков промет со стока) или финансиски документ (финансиска трансакција).
Освен ова, документите можат да бидат единечни и впарени (најдобар пример за овој вид е „примопредајница“, те. кога се пренесува стока од една во друга интерна организациона единица, или сл.).
Следот на документите во компанијата може да биде дефиниран и со тоа да се добие следливост и контрола на извршувањето на одредени процеси и увид во текот на документите во повеќе контролни точки.
Според принципот дека само она што ќе се внесе во системот може и да се добие во преглед, со поголема разработеност и комплексност на податоците се добиваат и подетални прегледи, а со тоа и можност поефикасно да се управува со работењето.
Со опфат на сите документи кои се во оптек во компанијата, се добиваат податоци кои се користат за екстерни и интерни потреби. На пример, преглед на пресметан ДДВ, разни лагер листи, ценовници, прегледи на изработени документи, прегледи на остварен промет, итн.
Сите документи можат да бидат изработени во денари или девизно, во било која валута, со одржување на комплетна курсна листа, податоци за девизни набавки (картици, прегледи и сл.), курсни разлики, итн.
Залихата на артикли се формира автоматски и се ажурира во моментот на изработка на секој материјален документ, и тоа за секое одделение (магацин) посебно.
Системот поддржува работење со бар-код, комплетен менаџмент на магацинот (локации, пакувања, оригинални шифри, итн.) и работа со рачни компјутери со вграден бар-код читач за поефикасен прием и издавање на стоката. Рачните компјутери имаат доволен капацитет (кој се проширува по потреба) за во себе да ги имаат сите податоци за артиклите, залихата и цените.
Освен со артикли, може да се работи и со услуги, каде што единица мерка може да биде временска единица (час, минута) или цел блок на услуги.
Вршењето на попис е можно на повеќе нивоа на интерната структура, и тоа како редовен попис и/или вонреден попис. Со редовниот попис (на крајот на секоја година) се добиваат податоци потребни за финансиското и материјалното книговодство, а вонредните пописи се замислени како контролни – можат да се изведат во секое време за да се дознае реалната состојба на залихата во секој магацин.
Од пописите, освен пописни листи, се добиваат листи со кусок или вишок (те. споредба на залихата најдена на лице место со залихата која е евидентирана во системот), по што можат да се преземат корективни акции (доработка на документи, отпис и приход на стока или вредност, документи за кало – растур, итн.). Вршењето на пописот е поддржано и со употреба на рачни компјутери кои имаат интегриран бар-код читач, па голем магацин може да биде попишан брзо и едноставно. Рачните компјутери можат да разменуваат информации за пописот со централниот систем.
Производство
Посебен модул во рамките на материјалното работење е оној за опфат на производството. Откако ќе биде инсталиран, корисникот е во можност во голема мерка да го автоматизира процесот на евиденција на движењето на суровините, амбалажата и готовите производи низ системот. Од оваа евиденција се добиваат различни прегледи, на пример: состојба на магацинот со суровини или амбалажа и преглед на влезот и излезот на суровините/амбалажата според производствените транши, состојба на производството во тек, евиденција на готовите производи (со рокови на траење, датуми на производство, итн.).
Производството на сериски продукти е поддржано со употреба на рецептури (нормативи), каде што точно се дефинираат состојките со количини на суровини и амбалажа. Залихата се формира автоматски, со секоја изработка на производот. Исто така, се формира и комплетен преглед на набавната вредност на употребените материјали и услуги (односно, производна цена).
Со примена на кориснички дефинирани рецептури и нормативи за производство, софтверот ги лансира потребните работни налози со што се раздолжуваат и задолжуваат сите поединечни магацини. На пример, кога се пушта нова транша (batch) на производи, сè што треба е да се каже колку основни единици треба да се произведат и автоматски ќе бидат направени одобренијата (излезот) на магацинот за суровини/амбалажа и ќе биде задолжено производството (кое се третира како меѓу или привремен магацин). Со завршувањето на траншата, се прави одобрение на производството и автоматски се задолжува магацинот со готови производи.
По завршување на производствениот циклус, податоците автоматски се префрлаат во книговодството, со што се затвора и комплетната документација.
Архива (DIS)
Поради специфичните потреби на корисникот, замислен е посебен субсистем за водење на архивата (Document Information system).
Овој подсистем ќе ја опфати целокупната евиденција на примени документи со можност за следење на нивниот тек низ компанијата (преусмерување низ организационите единици или кон одреден вработен). Во него ќе се евидентираат одредени податоци од документот кои понатаму ке бидат предмет на пратење се до конечното завршување на движењето на документот во компанијата.
Посебен комплет на прегледи ќе овозможи потполн увид во ова работење.
Планирање
Планирањето е особено важна функција во секоја компанија. Со овој подсистем се овозможува месечно и годишно планирање на производството (по производи), количините на репроматеријали и амбалажа кои треба да бидат набавени, и продажбата на готовите производи.
Со следење на исполнувањето на плановите, корисникот може да има увид во ефикасноста на своето работење, да ги планира расходите и приходите и благовремено да применува корективни акции ако за тоа има потреба.
